Czy jest możliwe samodzielne wdrożenie systemu zarządzania jakością lub środowiskowego w oparciu o wymagania międzynarodowych norm ISO 9001 oraz ISO 14001 przez osoby, które nie są specjalistami w tym zakresie oraz nie posiadają wiedzy w tej materii?
Oczywiście, że tak. Wdrożenie systemu zarządzania jest doprowadzeniem do zgodności z normą obecnie stosowanych rozwiązań w organizacji. Nie powinno polegać na robieniu rewolucji i przewracaniu wszystkiego do góry nogami, nawet tych elementów, które są w pełni odpowiednie do naszych potrzeb i dają pożądane przez nas wyniki. Wdrożenie powinno polegać na dostosowaniu tego, co już mamy do określonych wymagań, wprowadzając zmiany tam gdzie to jest konieczne oraz tam gdzie może nam się to przydać do poprawy efektywności naszej organizacji.
Odpowiednio poprowadzony projekt wdrożeniowy dzięki odpowiednim algorytmom pozwoli na opracowanie systemu zarządzania jakością i/lub środowiskowego, który nie tylko spełni wymagania przedmiotowych norm, ale również zapewni personalizację tego systemu uwzględniając potrzeby Klienta oraz jego charakterystykę
Im organizacja jest większa i bardziej złożona tym proces wdrożenia jest trudniejszy. Zawsze zależy od ilości i złożoności realizowanych procesów i ich wzajemnych interakcji. Mają na niego wpływ również ilość objętych systemem osób oraz przede wszystkim poziom ryzyka, jakie jest związane z prowadzoną działalnością biznesową lub statutową. W przypadku systemu jakości dotyczy to ryzyka nie spełnienia wymagania względem oferowanych wyrobów lub usług. W przypadku zarządzania środowiskowego jest to ryzyko wystąpienia niepożądanych efektów działalności środowiskowej, które mogą być związane z bieżącym funkcjonowaniem prowadzonym w warunkach normalnych i przekroczeniem przyjętych poziomów, niezrealizowaniem celów jak również możliwymi awariami środowiskowymi i innymi niezgodnościami w tym zakresie.
Z tego też względu e-usługa dotycząca wdrażania systemów zarządzania jakością ISO 9001 skierowana jest do mikro (poziom zatrudnienia: 1-10) i małych firm (poziom zatrudnienia: 11-50). Jest możliwość zastosowania naszego serwisu do wdrożenia systemu zarządzania w większej organizacji jednak użytkownicy mogą napotkać na trudności związane z wystąpieniem scenariuszy wynikających ze skomplikowanej charakterystyki procesowej organizacji, które nie zostały przez nas przewidziane. Takie sytuacje mogą wymuszać na użytkowniku przyjęcie rozwiązań kompromisowych – takich, które znajdują odzwierciedlenie w naszym serwisie i jego funkcjonalnościach jednak nie w pełni spełniają wymagania użytkownika. Ta sytuacja nie dotyczy systemów zarządzania środowiskowego ISO 14001, którego charakterystyka umożliwiła opracowanie i udostępnienie narzędzia mogącego być stosowanym przez wszelkiego rodzaju organizacje.
Postępując zgodnie ze wskazaniami serwisu, uczestnicząc w ramach projektu wdrożeniowego w przygotowanych szkoleniach i kursach e-learningowych można w sposób łatwy i szybki wdrożyć we własnej organizacji system zarządzania zgodny z wymaganiami międzynarodowych standardów. Czas wdrożenia i uzyskania statusu gotowości do certyfikacji zależy tylko od czasowej dostępności użytkownika – czyli od tego, ile czasu może poświęcić na niniejszy projekt.
Przykładowo, jednemu z użytkowników przygotowanie za pomocą naszego serwisu dokumentacji systemu jakości dla jego firmy zajęło 4 dni i to tylko, dlatego, iż jak sam stwierdził nie posiadał żadnej wiedzy z zakresu systemów zarządzania i przebiegu uzyskiwania certyfikatu, więc w pierwszej kolejności skorzystał z oferowanych przez nasz serwis szkoleń i kursów. Kolejny okres zajęło mu wdrożenie nowych regulacji do stosowania. Dzięki zastosowaniu wspomnianego powyżej podejścia do procesu wdrażania, jako do procesu dostosowywania tego, co już mamy, do wymagań normy, również ten okres nie był zbyt długi. Dodatkowo korzystając z przywilejów użytkownika, za sprawą naszego portalu zapewnił szkolenia dla wszystkich swoich pracowników. Dzięki rozwiązaniom e-learingowym zoptymalizowany został czas, jaki pracownicy musieli poświęcić na działania związane z projektem wdrożeniowym. To wpłynęło na minimalizację kosztów projektu wdrożeniowego – zarówno tych bezpośrednich i łatwo policzalnych, jak również pośrednich, wynikających np. optymalnego wykorzystania czasu pracy osób zaangażowanych w projekt (w przypadku projektów standardowych, pracownicy współuczestnicząc w procesie wdrożenia odrywani są od swych codziennych obowiązków, wiąże się to z utratą potencjalnych korzyści, jakie mogłyby być wygenerowane dzięki realizacji przez nich ich podstawowych obowiązków). Efektywność kosztowa jest obecnie istotna dla wszystkich organizacji. Dlatego zachęcamy do korzystania z naszego serwisu, którego jednym z podstawowych celów jest zapewnienie odpowiedniej efektywności projektu wdrażania systemów zarządzania jakością ISO 9001 i/ lub środowiskowych ISO 14001.