Samodzielne wdrożenie ISO

Charakterystyka organizacji, jej działalności oraz struktury

Etap charakteryzujący się głównie odpowiadaniem użytkownika na zadawane pytania oraz wprowadzaniem informacji niezbędnych do określenia charakterystyki danej organizacji w tym struktury organizacyjnej. Charakterystyka ta odpowiada za określenie dalszego przebiegu projektu wdrożeniowego oraz ogólnej struktury systemu zarządzania. Kolejne działania są wynikiem odpowiedzi na realizację poszczególnych działań, dlatego też serwis na bieżąco weryfikuje kompletność udzielanych informacji.

Charakterystyka procesów i ich wzajemnych zależności

W ramach tego etapu określona zostaje specyficzna dla danego rodzaju działalności oraz dalej organizacji charakterystyka procesowa. Podobnie jak we wcześniejszym etapie, w tym również działania polegają głównie na udzielaniu odpowiedzi na pytania zadawane przez serwis oraz wskazywaniu odpowiedzialnych za poszczególne procesy.

Opracowanie dokumentacji systemu zarządzania

Etap opracowania dokumentacji jest najdłuższym z etapów. Dla określonych procesów zostają w jego ramach ustalone procedury postępowania i inne regulacje systemowe.
Rodzaj i zakres dokumentów jest uzależniony od wcześniejszych odpowiedzi użytkownika, a ich treść generowana jest po udzieleniu przez niego wszystkich niezbędnych informacji. Serwis prowadzi użytkownika krok po kroku, przez wszystkie obszary danego systemu zarządzania, kompletując tym samym dokumentację ISO. Opracowana dokumentacja może być prowadzona i utrzymywana w serwisie lub w każdej chwili wygenerowana z serwisu.

W przypadku potrzeby wprowadzenia późniejszych zmian w już zatwierdzonych dokumentach są one wersjonowane.

Wdrożenie systemu – zastosowanie i wdrożenie dokumentacji do stosowania

Regulacje systemowe zawarte w dokumentacji systemowej wymagają podjęcia konkretnych działań. Należy do nich między innymi: wykonanie przeglądu infrastruktury, ocena szkoleń, ocena aspektów, określenie i nadzorowanie celów, zadań i programów, realizacja audytów wewnętrznych, przegląd systemu zarządzania przez kierownictwo i wszystkie inne wymagane postanowieniami danej normy. Niezależnie od rodzaju systemu, wszystkie zrobione działania wymagają posiadania dowodu realizacji.
Z tego względu należy prowadzić stosowne zapisy. System wskazuje, w którym momencie oraz gdzie i jakiego zapisu należy dokonać. Zapisy te są utrzymywane w serwisie i jest możliwość ich wygenerowania w praktycznie każdym momencie.

Weryfikacja gotowości do certyfikacji

Po zakończeniu etapu 4, użytkownik za pomocą serwisu przeprowadza weryfikację kompletności i zgodności systemu zarządzania. Jest to realizowane za pośrednictwem odpowiedzi na pytania z zakresu poszczególnych obszarów. Serwis wymaga odpowiedzi na wszystkie pytania i na ich podstawie stwierdza zgodność systemu z wymaganiami, a tym samym gotowość do certyfikacji. Jeśli dana organizacja chce uzyskać certyfikat, to może przystąpić do certyfikacji tylko w przypadku uzyskania jednoznacznej informacji z systemu o gotowości do certyfikacji.

Po uzyskaniu informacji z serwisu o gotowości do audytu certyfikującego, organizacja może kontaktować się z jednostką certyfikującą w celu ustalenia warunków oraz terminu audytu. W ramach tego etapu system pomoże w wyborze jednostki certyfikującej.

Certyfikacja

Certyfikacja zawsze przeprowadzana jest przez niezależną jednostkę certyfikującą. Jednym z pierwszych jej etapów jest ocena dokumentacji. Nasz serwis umożliwia przyznanie czasowego dostępu dla audytora jednostki certyfikującej. W ten sposób nie ma potrzeby przesyłania dokumentacji audytorowi a nasze dokumenty są zablokowane przed możliwością ich ściągnięcia z systemu – za wyjątkiem tych, których audytorzy używają do planowania audytu w danej organizacji (schemat organizacyjny i Księga systemu zarządzania). Dostęp taki charakteryzuje się dodatkowo całkowitym brakiem możliwości edycji poszczególnych dokumentów i danych.